Zoomを利用したミーティング入門

授業，会議，打ち合わせ，出張などでオンライン会議を活用するための情報をIA学科に特化した形でマニュアル化します．

2名での会議等

2名のマンツーマン会議であれば，zoomを利用しなくともLine, Slack, Facetime, teams, skype, facebook等普段やり取りしているプラットフォームを利用するのが良いです．もちろんzoomにお互い慣れていればzoomを利用してもよいでしょう．

3名以上での会議等

3人以上のミーティングにおいてはzoomを利用するのがおすすめです．zoomを利用するメリットは

  • ミーティングに参加する人はzoomアカウントをもっていなくてもよい
  • 専用アプリケーションをインストールしていなくてもブラウザで動作
  • みんな使っているので，今回の状況において使う慣れておくと，他のときにも利用しやすい

以下，zoomのアカウント作成からインストール，ミーティングの参加，開催の手順を動画にて解説します． なお，3人以上であっても，参加者同士がすでに慣れたツールがあるのであれば，無理にzoomを利用することは ありません．

まずはzoomのアカウント作成やソフトウェアのインストールに先立って，イヤホンやマイクの確認を行います． 下記の手順をよく確認してください．イヤホンやマイクを持っていない場合でもネット上でのミーティングは可能ですが， 極力コンピュータ内蔵のスピーカとマイクを利用することは避けるようにしてください．２名でのミーティングでは それほど問題はありませんが，3人以上のミーティングではハウリングや音声遅延などの障害が起こりやすくなりますので， なるべくイヤホン（できればマイク付き）を利用するようにしてください．そこでまずはzoomのアカウント作成やソフトウェア のインストールからではなく，音声入力・出力デバイス（イヤホンやインカム，ヘッドフォンのこと）に関して記述します．

Windows, macOSでのサウンドデバイスの選定と設定

スマートフォンで利用する場合には，マイクとスピーカorイヤフォンはZoom等のアプリでそのまま使うことができます．またハンズフリー通話に対応しているスマートフォンではハウリングが起きることもありません．

しかしPCでzoom等のミーティングに参加する場合に，内蔵マイクと内蔵スピーカを使うと，ハウリングが起きて，自動的にマイクがオフになって相手が聞き取れなくなったりすることがあります．

  • （ノートパソコンの）内蔵マイクとイヤフォン・ヘッドフォン
  • 昔のiPhoneに付属していたマイク付きイヤフォンおよび4極3.5φミニジャックのヘッドセット・インカム
  • USB接続かBluetooth接続の，マイクがついているヘッドセット・インカム．
  • テレビ会議用のスピーカ・マイク一体型システム

のどれかを使って参加してください．

（ノートパソコンの）内蔵マイクとイヤフォン・ヘッドフォンの場合

動画のように設定してください．

iPhone用のマイク付きイヤフォン，および4極3．5φミニジャックのヘッドセット・インカム

MacBook Pro, MacBook Airであれば，昔iPhoneに付属していたイヤフォンを使うことができます．ヘッドセットが手に入らない場合昔のものを持ってないか確認してください．

単体製品としては以下のものです．

ただしこのタイプのものは対応しているノートPCとそうでないノートPCがあるので，Windowsを使っている場合は気を付けてください．Windowsの場合は基本的に下の「USB・Bluetooth接続」の製品のものを選ぶのが安全です．

また，同じ仕組みの4極3.5φミニジャックタイプのものも，MacBook Pro, MacBook Airでは使えます．

動画のように設定してください．

USB・Bluetooth接続のヘッドセット・インカムの場合

現在，安価なUSB接続やBluetooth接続のヘッドセット・インカムは，軒並み品切れのようです．

以下にそれなりのブランドで安価な製品のAmazonリンクを張っておきます．

ノーブランドの製品は，ケーブルの質が悪かったりするので，とりあえずの間に合わせと考えた方がよさそうです．また，amazonでノーブランド品を購入する場合は機能しないものが送られてくる場合があるので，注意しましょう．ノーブランド製品を購入する場合はそれなりの規模の実店舗で購入することを勧めます．

テレビ会議用のスピーカ・マイク一体型システム

1か所に何人かいる場合，例えば研究室に何人かいてプロジェクタにつないだPC1台で会議に参加する場合には，テレビ会議用のスピーカ・マイク一体型システムが音質もよく便利です．複数人数の声をよく拾い，ハウリングも起きません．高価ですので研究室用として先生に買ってもらいましょう．

共有されている画面を見る都合などで同じ場所で複数人が自分のPCで接続している場合には，一人だけこのテレビ会議用スピーカ・マイク一体型システムを接続し，他の人達はミュートのままにする，という使い方もアリでしょう．

Zoomのアカウント作成

  1. https://zoom.us をクリックしてウェブサイトにアクセス
  2. 画面内「サインアップは無料です」をクリック．画面内にそのボタンが見当たらない場合は，「ミーティングに参加する」リンクをクリックすることで，サインアップ手続きを行うことができます．
  3. 仕事用メールアドレスの欄に登録したいメールアドレスを入力し，サインアップをクリック.なお、ac.jpもしくはed.jp のアドレスでサインアップすることで、4月末まで時間無制限・回数無制限で利用できます。（参考： https://www.learning-innovation.go.jp/covid_19/zoom/ )
  4. 登録されたメールアドレスに「Zoomアカウントの有効化」というタイトルのメールが届くのでメール本文に記載されたURLをクリックしてアカウントを登録する．

Zoomアプリケーションのインストール

  1. https://zoom.us のトップページ右上の「リソース」リンクをクリックすると，「Zoomをダウンロード」というメニューがあるのでこちらをクリック
  2. ミーティング用Zoomクライアントの「ダウンロード」ボタンをクリックし，あとはインストーラーに従ってインストールを完了してください．

macosへのインストール

  • 以下のビデオでは、macos上でミーティング招待メールの受信から、アプリのインストール、ミーティングへの参加を行う手順を説明しています。
  • macosのバージョンやミーティングの設定によって、細かい手順が異なる可能性があります。特に「カメラへのアクセス」「マイクへのアクセス」が尋ねられた際は、必ず「許可する」ようにしてください。カメラ＆マイクのON/OFFについては、zoomミーティング参加時に自由に切り替えできるので心配無用です（インストール時にアクセスを許可したからといって、自動的に音声や映像がオンになるわけではありません）

  • macos上のzoomでマイクやカメラがうまく動作しない場合には、下記のビデオを参考に設定を見直してみて下さい。

  • ChromeとGmailを利用したデモを収録していますが、他のブラウザ（SafariやFirefox）、他のメールアプリ（OutlookやActiveMail）でも問題なく動作するはずです。

windows10へのインストール

  • 以下のビデオでは、windows10上でミーティング招待メールの受信から、アプリのインストール、ミーティングへの参加を行う手順を説明しています。

  • ChromeとGmailを利用したデモを収録していますが、他のブラウザ（EdgeやIE、Firefox）、他のメールアプリ（OutlookやActiveMail）でも問題なく動作するはずです。

こまめなアップデートのススメ

  • zoomは短いスパンで改良が重ねられています。できれば毎日、授業の開始前・受講後に、アプリの更新がないかこまめにチェックしてください。
  • macos版での更新確認方法
  • 各種OSのセキュリティアップデートも忘れないで下さい。

ミーティングに参加する

以下は基本的には教員に向けた内容になっています．

リンクから参加する

  1. ミーティングを開催する人から招待URLをもらい，そのリンクをクリックします．
  2. このページで“zoom.us”を開くことを許可しますか？ というダイアログが表示されるので許可を押してください．またはキャンセルしてブラウザでzoomに参加することもできます．

ミーティングID（会議ID）で参加する

  1. アプリを開いて，アプリのホームから「参加」する．
  2. ミーティングID（会議ID）（8桁～の数字）と，パスワード設定がかけられている場合にはパスワードの数字が開催者から与えられているので，それを入力して，参加することができます．

ミーティングを開催する

zoomのミーティングでは主に，単発的なミーティングと，スケジュールされたミーティングの2種類があります．単発的なミーティングでは「いまからミーティングしようぜ」的な即時性を伴うミーティング開催に利用します． 基本的な流れは次の通りです．

  1. zoomアプリケーションからミーティングを開始します．
  2. 「音声をつなぐ」ダイアログボックスで必ず最初にスピーカとマイクをテストし，音声とマイクの動作を確認してください．
  3. 確認後「コンピューターオーディオに参加する」ボタンをクリックすることでミーティングが開始します．
  4. ミーティングIDもしくは，招待のコピーリンクをミーティング相手に伝えてください．

Windows10でのミーティング開催例

  • 以下のビデオでは、Windows10でzoomアプリケーションを起動、ミーティングの開催、参加者の招待、参加者の確認を行う手順について示しています。

macOSでのミーティング開催例

  • 以下のビデオでは，macOSでのzoomアプリケーションからミーティングの開催，参加者の招待，確認，ミーティング終了を行う手順について示しています．

定期ミーティングを開催する

定期ミーティングはミーティングの用途に応じてミーティング場所を変えるイメージです．例えば授業Aと授業Bをzoomで開催する場合，先ほどのマイ個人ミーティングIDを使って授業を行うと，マイ個人ミーティングIDは授業A,Bの学生が知っているので，授業Aの開催中に授業Bの学生が参加してしまう可能性があります．そこで授業ごとにミーティングIDを変えるために定期ミーティングを用いるのが好ましいです．また予め時間を決めておくことで参加予定者に対して事前に招待リンクを送ることができます．

Windows10でのスケジュール例

  • 以下のビデオでは、将来のミーティングをスケジュールする手順について説明しています。具体的にはZoomのwindows10アプリケーションの起動、サインイン、スケジュールの方法、参加者の招待方法、参加者の確認方法を説明しています。
  • Chromeを用いたデモを収録していますが、Edge、Firefox、IEでも問題なく動作するはずです。

macOSでのスケジュール例

  • 以下のビデオでは，将来のミーティングをmacのzoomアプリケーションからスケジュールする手順について説明しています．

Webブラウザ上での定期ミーティング設定例

  • 以下のビデオでは，定期ミーティングを含む、ミーティングの設定をwebブラウザ上で行う手順について説明しています
  • macos上のchoromeでのデモを収録していますが、他のブラウザ（safariやfirefox）やwindows10でも同様に適用できます。
  • 一部内容は、上記「windows10/macosでのスケジュール例」と重複しています。

ライセンス版の利用について

  • 初期設定の変更
    • 下記ビデオに示す通り、いくつか基本設定を変更することをお勧めします
      • 自動的なクラウド録画
      • 待機室の有効化
      • 共同ホスト、ブレイクアウトルーム等の有効化
      • その他

  • ミーティングのスケジュール
    • 下記ビデオでは、ミーティングの開催方法に関する変更点を説明します。
    • 共同ホストとブレイクアウトルームについても簡単に述べています。

  • 録画映像の公開
    • 録画したミーティングの映像を共有する方法について、下記のビデオで説明しています。
    • 最後のほうで「視聴した人を記録できる」と言っていますが、誤りでした。

Tips

ギャラリービュー

数名〜十数名の全員で意見を交わすような場合には、参加者全員がカメラをオンにした状態でギャラリービューを用いることで、全体の様子を把握しやすくなります。 上の画像は「スピーカービュー」の状態です。話者が大きく表示されます。このとき、マイクが音を拾うたびに画面が切り替わるので見づらいです。そこで、(macosの場合)画像右上の黄色枠で示す部分を選択し、「ギャラリービュー」に切り替えます。 参加者全員の映像が一覧形式で表示されるとともに、発言者が黄色枠で表示されます。

文字サイズについて

PC画面でZoomに参加している学生の場合はさほど問題ありませんが，スマートフォンで授業を閲覧する学生が少なからずいることが 想定されます．それに先立ちパワーポイント等のスライドはもとより，授業で利用するアプリケーションのフォントサイズはなるべく 24pt以上にしておくことをおすすめします．一般的な予備校授業等ではスマホで講義を再生しつつ，タブレットで教材を確認，ノートを取る， といった流れに慣れている学生も少なからずいるようです．